Harus diakui aktivitas inventaris aset adalah bukan hal yang mudah. Terlebih jika fixed asset tersebut tergolongan sebagai aset fast moving atau aset dengan pergerakan yang cepat. Seperti berpindah lokasi, departemen, person in charge, cabang dan lain lain. Inventaris aset akan lebih lama dilakukan jika pencatatan yang dimiliki tidak up to date dengan keadaan fixed asset. Hal tersebut akan berdampak pada sulitnya mencocokan antara data fixed asset dengan seluruh aset yang dimiliki oleh perusahaan. Inventarisasi aset wajib dilakukan, Terlebih lagi jika perusahaan tersebut ingin mencari investor atau IPO Public, maka perusahaan tersebut wajib melaporkan secara real aset – aset yang mereka miliki.
Lalu Apa itu inventarisasi Aset ?
Inventarisasi aset berasal dari 2 kata, yaitu inventarisasi dan aset.
Inventarisasi menurut KBBI adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik kantor, sekolah, rumah tangga, dan sebagainya yang dipakai dalam melaksanakan tugas
Sedangkan aset menurut KBBI adalah sesuatu yang mempunyai nilai tukar atau modal kekayaan perusahaan.
Jadi inventarisasi aset adalah “Aktifitas yang bertujuan untuk pencatatan dan pendataan ulang yang akan menghasilkan data aset dengan mendokumentasikannya baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud yang dimana aset tersebut digunakan sebagai modal, kekayaan, serta alat penunjang aktifitas perusahaan”
Tahapan melakukan Inventarisasi Aset
Tahapan dari invetarisasi aset sendiri biasanya mengikuti kebijakan atau standar operasional prosedur dari perusahaan masing – masing.
Secara garis besar tahap – tahap inventarisasi aset adalah sebagai berikut :
- Persiapan
Pada tahap ini kumpulkan data pencatatan aset yang terakhir atau setidaknya menjadi acuan dalam melakukan inventarisasi aset, yang kemudian data tersebut dimaping berdasarkan lokasi atau departemen, Lalu pisahkan asset berdasarkan kondisi dan bentuk team yang ditugaskan untuk menginventarisasi aset tersebut.
- Eksekusi
Eksekusi bisa dilakukan jika tahap persiapan sudah di lengkapi dan di laksanakan. Tahap ini merupakan kegiatan yang memerlukan waktu cukup lama, tergantung dari berapa banyak aset, ke akuratan data acuan, serta luas atau tidaknya persebaran aset yang dimiliki.
- Selesai dan Rekonsiliasi Data
Ketika team yang ditugaskan sudah merasa seluruh aset yang sudah di inventarisasi, maka reconcile serta update data acuan anda untuk membandingkan mana aset yang sudah terpakai, hilang, aset yang digunakan sebagai backup, atau aset yang kondisinya masih bagus. Sekarang anda sudah memiliki laporan atau data terkini fixed asset apa saja yang ada.
Manfaat dari Inventarisasi Aset
Melakukan kegiatan inventarisasi aset secara rutin dan terjadwal memiliki banyak manfaat bagi perusahaan. Manfaat yang utama adalah data pencatatan yang dimiliki sangat akurat terhadap fisik aset yang di beli, aset yang digunakan serta lokasi – lokasi aset tersebut ditempatkan. Manfaat lainnya adalah :
- Sebagai kegiatan untuk pengamanan aset.
- Sebagai bahan pedoman untuk menghitung kekayaan perusahaan.
- Sebagai kegiatan yang menuntut tertibnya administrasi terhadap tata kelola fixed asset.
- Sebagai kegiatan yang memberikan data serta informasi, untuk dijadikan bahan/pedoman dalam penyaluran aset.
- Sebagai kegiatan yang memberikan data serta informasi terhadap aset – aset yang dibeli sedetail dan selengkap mungkin.
- Menentukan keadaan barang (rusak/tua) sebagai dasar untuk menetapkan penghapusan aset atau
- Sebagai kegiatan yang memberikan data dan informasi aset dalam rangka mempermudah pengendalian serta pengawasan aset.
- Untuk menghemat keuangan, karena dengan pencatatan aset yang rapih serta akurat terhadap fisik aset yang dimiliki, perusahaan dapat meminimalisir pembelian aset yang tidak perlu.
