Sistem Akuntansi Perhotelan adalah suatu bentuk pelaporan keuangan atau pencatatan semua jurnal transaksi baik transaksi harian maupun suatu periode tertentu. Sistem Akuntansi Perhotelan dimaksudkan dan ditujukan sebagai bahan bimbingan dalam penyusunan dan penyajian data keuangan, dan sebagai panduan yang mencakup dasar-dasar akuntansi keuangan seperti pada sistem akuntansi pada umumnya.
Sistem akuntansi perhotelan juga sebagai alat yang menyediakan sarana yang lebih akurat dan mudah untuk dimengerti dalam menganalisa sistem keuangan oleh manajemen hotel yang bertujuan sebagai bahan dasar pengembangan kebijakan keuangan hotel di masa akan datang.
Pada pencatatan sistem akuntansi perhotelan, pencatatan rekening dibagi menjadi dua bagian utama. Bagian pertama terdiri dari format dan persyaratan penyajian laporan yang terkait dengan keuangan dan lainnya. Laporan dijelaskan baik dalam bentuk narasi dan format khusus. Dan bagian kedua yaitu memberikan nama pada rekening dan chart account.
Siklus akuntansi pada usaha perhotelan secara garis besar sama dengan siklus akuntansi pada jenis usaha lainnya. Dalam setiap periode akuntansi, siklus akuntansi akan diawali dengan pencatatan transaksi berakhir dengan post-closing trial balance. Proses akuntansi bisa dilakukan secara manual maupun menggunakan aplikasi komputer. Beberapa transaksi penting dalam operasi hotel, yaitu.
Penjualan Produk dan Jasa
Untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian penjualan produk dan jasa dicatat dalam buku khusus penjualan, di akhir periode akuntansi baru dibuatkan jurnal khusus penjualan. Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar (Room Revenue), penjualan makanan dan penjualan minuman (Food and Beverage Revenue), di mana di satu sisi menjual jasa dan di sisi lainnya menjual barang. Berbeda dengan usaha-usaha lainnya, penjualan pada usaha hotel mempunyai keunikan tersendiri, yaitu:
- Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.
- Penjualan pada usaha hotel biasanya mempunyai volume yang tinggi dengan harga individu yang relatif rendah, hampir sama dengan usaha retail.
- Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi seperti yang dilakukan oleh perusahaan manufaktur.
- Perusahaan harus mempunyai persediaan kapasitas (capacity stocks) untuk dapat menjual produk berupa jasa.
- Penjualan atas produk dan jasa dibebani pajak dan service (tax and service).
Pada siklus penjualan akan melibatkan akun piutang usaha (city ledger, guest ledger, credit card), akun kas dan setara kas, akun penjualan, akun hutang pajak PHR (Government Tax), dan memungut uang jasa pelayanan kepada para konsumen atas nama karyawan. Secara periodik, uang service yang terkumpul dibagikan kepada karyawan, biasanya setelah dikurangi loss and breakage (kehilangan dan kerusakan).
Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas (cash disbursement)
Merupakan transaksi dari penagihan dan penjualan tunai harian di mana hasil penagihan, penjualan tunai, dan pengeluaran kas harian dicatat dalam buku khusus yang disebut dengan buku kas dan bank.
Pembelian Produk dan Jasa
Untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian pembelian produk dan jasa dicatat buku khusus pembelian, di akhir periode akuntansi dibuatkan jurnal khusus pembelian.
Payroll (Sistem Gaji)
Karena hotel terdiri dari beberapa departemen, maka bagian personalia harus membuat rekapitulasi daftar gaji, upah, dan Pph 21 sesuai dengan departemen di mana karyawan tersebut bekerja.
